Theo thống kê của Bộ Công thương, năm 2012 cả nước có tới 2,9 triệu tấn giấy đã được tiêu thụ, cho thấy văn bản, tài liệu bằng giấy vẫn tiếp tục là phương tiện quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ. Điều này đã và đang dần thay đổi.
Lợi ích của việc số hóa tài liệu
Thống kê cho thấy 90% thông tin quan trọng đều được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị phá hỏng nếu như văn bản bằng giấy thất lạc. Việc lưu trữ và sử dụng tài liệu giấy gây ra nhiều bất tiện từ bảo quản, quản lý, khai thác cho đến truy xuất, sử dụng …. Ngoài ra việc lưu trữ các tài liệu cũng chiếm nhiều không gian. Tài liệu giấy các tổ chức, doanh nghiệp hàng ngày phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong 5 năm qua, làm tăng chi phí quản lý. Tỉ lệ thất lạc tài liệu giấy rất cao, có 7% tổng số tài liệu trong một công ty hay cơ quan bị mất hoàn toàn, 3% tổng số tài liệu bị nhầm lẫn. Làm cách nào để giảm thiểu những vấn đề này?
Số hóa để lưu trữ và trao đổi văn bản, tài liệu, thông tin trong môi trường mạng là lời đáp để giải quyết vấn đề nêu trên và đang là xu thế được nhiều doanh nghiệp quan tâm, không phân biệt qui mô hay lĩnh vực hoạt động.
Nhu cầu số hóa dữ liệu tại các công ty hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau.
Nguồn: HP Việt Nam
Một số cơ quan đã thực hiện việc “file hóa” tài liệu bằng máy quét và triển khai mô hình lưu trữ, quản lý điện tử. Những hệ thống kiểu này đã giải quyết được nhiều vấn đề như chuyển kho tài liệu giấy thành kho “tài liệu điện tử” để lưu trữ và quản lý trên mạng máy tính, bảo quản tài liệu tốt hơn, tiết kiệm chi phí, có cơ chế quản lý khoa học và đặc biệt việc khai thác sử dụng trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn. Ở Việt Nam, một số giải pháp phần mềm đang được phát triển và triển khai liên quan đến công tác văn bản, lưu trữ tài liệu như dịch vụ số hóa dữ liệu, các phần mềm quản lý văn bản, công văn hoặc một số giải pháp ứng dụng cho các thư viện…
Số hóa dữ liệu: lợi thì có lợi nhưng…
Theo kết quả khảo sát của Tập đoàn Symantec công bố ngày 18/03/2013, hơn một nửa số nhân viên nghỉ hoặc mất việc trong vòng 12 tháng đã giữ lại những thông tin quan trọng của Tập đoàn, và 40% trong số nhân viên này dự định sử dụng những thông tin đó cho công việc mới của họ.
Đã có nhiều trường hợp nhân viên cũ trước khi đi đã lấy cắp toàn bộ dữ liệu của công ty chỉ với một chiếc USB nhỏ và làm thất thoát hàng tỷ đồng tài sản của công ty. Ví dụ như website "tienganh123.com" bị mất 1.000 mã thẻ cào học tiếng Anh trực tuyến trị giá 48 triệu đồng vì bị nhân viên cũ lấy cắp dữ liệu. Hay chuyện nhân viên một ngân hàng ở Hà Nội truy cập vào mạng lưu trữ dữ liệu nội bộ, sao chép thông tin khách hàng và bán thông tin này lấy 10 triệu đồng cho một ngân hàng khác đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới uy tín của ngân hàng này.
Làm sao để bảo mật các tài liệu số, tránh việc chúng bị sao chéo, phát tán ra bên ngoài, gây thất thoát cho công ty?
Tăng cường bảo mật tài liệu số hóa
Theo ông Huỳnh Đăng Khoa, Giám đốc bộ phận máy in laser Công ty HP Việt Nam thì để bảo mật tài liệu số, hiện nay có 4 cấp độ:
- Bảo vệ thiết bị: nhằm xác định đích danh người dùng, chẳng hạn như cài mật mã cho các máy tính cá nhân để tránh người ngoài “táy máy”.
- Bảo vệ dữ liệu: bảo vệ việc thất thoát dữ liệu khi đi từ máy tính đến máy in. Đã từng có trường hợp, hợp đồng bí mật có giá trị của công ty bị lộ cho đối thủ cạnh tranh vì được in tại máy in chung và bị “nội gián” thấy được.
- Bảo vệ tài liệu: tài liệu lưu trong ổ cứng có thể bị sao lưu và làm phát tán các bí mật kinh doanh của công ty. Các ổ cứng này cần phải được bảo vệ chặt chẽ. Ngoài ra, cần lưu ý là việc in ấn đều thông qua ổ cứng của máy in nên tài liệu đó vẫn nằm trong ổ cứng và dễ bị mất cắp nếu máy in bị mất, đem đi sửa chưa hoặc bán cho đơn vị khác.
- Theo dõi và quản lý bảo mật: cần có một hệ thống giám sát chặt chẽ từ con người đến máy móc thiết bị để tránh tình trạng nhân viên cũ của công ty đem các bí mật sang nơi làm việc mới hoặc bán cho đối thủ cạnh tranh.
Thực hiện tốt được các bước này thì việc số hóa tài liệu không còn đem lại các quan ngại cho nhà quản lý nữa. Tài sản và dữ liệu quan trọng của công ty vẫn được bảo vệ tốt trong các tài liệu số.
MINH LONG, STINFO số 9/2013