Tìm với Google

"Dĩ bất biến ứng vạn biến" trong CNTT In E-mail
Bầu chọn của người dùng: / 7
tẻ nhạtxuất sắc 
10/04/2009

Tháng 5 năm 1946, trong không khí cực kỳ căng thẳng trước những kẻ thù muốn bắt dân ta một lần nữa làm nô lệ, trước khi Bác Hồ sang Pháp tìm cơ hội đẩy xa hơn ngày nổ súng kháng chiến chống giặc ngoại xâm, cụ Bộ trưởng Nội vụ Huỳnh Thúc Kháng, người được Bác ủy thác vận mệnh đất nước, hỏi Bác nếu ở nhà xảy ra những chuyện phức tạp thì nên xử sự như thế nào. Bác trả lời ngắn gọn: “Dĩ bất biến ứng vạn biến”.

Thấu suốt tư tưởng chỉ đạo của Bác, cụ Huỳnh đã chèo lái thành công con thuyền dân tộc trong những ngày vắng Bác. Tư tưởng về “dĩ bất biến ứng vạn biến” là tài sản quý giá. Trong một lĩnh vực tưởng như xa lắm với chính trị là ứng dụng CNTT trong quản trị doanh nghiệp, chúng ta rất cần ứng dụng tư tưởng này. Hiểu và vận dụng được “dĩ bất biến ứng vạn biến”, các giám đốc sẽ hiểu bản chất cách ứng dụng CNTT hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp khi mà yêu cầu quản lý, thủ tục quản lý luôn thay đổi (cuộc sống là như thế, chứ không phải do quản lý yếu kém mà sinh ra vậy), khi mà công nghệ cũng đổi mới liên tục. Nghĩa là với việc ứng dụng CNTT thì “vạn biến” là thủ tục quản lý, là yêu cầu quản lý, là đổi mới công nghệ,… thế thì cái “bất biến” là gì?
Một tình huống ứng dụng CNTT
Việc ứng dụng CNTT trong quản trị doanh nghiệp đã rất quen thuộc dù rằng mức độ rất khác nhau. Chúng ta sẽ không bàn về các ứng dụng CNTT ở mức thấp mà nhiều tổ chức còn duy trì hiện nay. Đó là người nào cũng có máy tính để làm công việc của mình (soạn các văn bản, lập các bảng tính, làm các bản báo cáo trình chiếu trong hội nghị,…), lưu trữ các số liệu, tài liệu của mình và trao đổi qua mail. Thực ra mức đó cũng đã là một bước tiến quan trọng. Thái Lan đã từng nêu khẩu hiệu: “mỗi nhân viên cần biết dùng máy tính làm công việc của mình” trong Thailand IT Year (năm CNTT Thái Lan). Nhưng xin thưa đó là năm 1995, câu chuyện của 15 năm trước! Hiện nay, ở ta vẫn còn không ít các giám đốc thỏa mãn với mức độ ứng dụng CNTT này mà không biết rằng làm vậy thì trên cơ bản không có gì thay đổi trong chất lượng quản lý của doanh nghiệp, thậm chí còn gây ra những cái gọi là “loạn thông tin”. Trong bài này, chúng tôi sẽ đi thẳng vào những ứng dụng ở trình độ cao hơn, cũng đã khá phổ biến hiện nay. Ở mức này, CNTT mới có khả năng nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý doanh nghiệp một cách toàn cục. Với những ứng dụng ở mức này, cái “vạn biến”, cái “bất biến” là điều mà các CEO cần hiểu rất rõ. Ngược lại, nếu không hiểu rõ thì cầm chắc là “tiền mất, tật mang”, cái “vạn biến” sẽ làm ta thua vì không nắm cái “bất biến” trong tay.
Để dễ theo dõi, chúng tôi lấy một tình huống cụ thể làm thí dụ.
Xét một trường cao đẳng tư thục X nào đó. Ứng dụng CNTT để quản lý nhà trường là vấn đề khá phức tạp. Ta sẽ chỉ xem xét một trong các yêu cầu quản lý là quản lý sinh viên (QLSV). Quản lý sinh viên là gì? Những yêu cầu căn bản của công tác QLSV đại thể bao gồm:
Quản lý đầu vào: nhận hồ sơ đăng ký thi (hoặc xét chọn), tổ chức thi (hoặc xét chọn), gọi nhập học, …
Quản lý học phí và các khoản phí khác: các đợt nộp học phí với tình trạng thực hiện của sinh viên (SV), các khoản phí khác, …
Học tập, thi cử: theo dõi quá trình học tập từng môn, từng học kỳ, từng năm; điểm thi, điểm kiểm tra, khóa luận, luận văn tốt nghiệp, …
Các tài sản của nhà trường liên quan đến SV: sách, tài liệu, máy tính, … của trường mà SV được sử dụng.
Các giấy tờ, bằng cấp: theo dõi cấp thẻ SV, thẻ thư viện, giấy ra - vào (nếu có), việc cấp bằng cho SV và các bản sao nếu có, …
Các báo cáo tổng hợp: các bộ phận khác nhau trong trường thiết lập các loại báo cáo với các cấp trong trường, các cơ quan quản lý cấp trên, các báo cáo tài chính cho những nơi liên quan, …
Cơ bản là như vậy, tuy nhiên mỗi trường có thể có các yêu cầu khác nhau, tại một trường thì yêu cầu quản lý SV từng thời kỳ cũng có thể khác nhau.
Hiệu trưởng thường đặt hàng giải pháp ứng dụng CNTT quản lý sinh viên như thế nào?
Khi đã quyết định ứng dụng CNTT quản lý sinh viên (QLSV) thì các hiệu trưởng thường mời những đơn vị có khả năng cung cấp giải pháp để thảo luận về yêu cầu hệ thống quản lý này.

Tư tưởng chính ở đây là: hệ thống QLSV sẽ gồm 6 phân hệ chính (cấp 1), thực hiện những công tác quản lý quan trọng liên quan đến SV. Mỗi phân hệ cấp 1 có thể lại chia thành các phân hệ nhỏ hơn (cấp 2). Cuối cùng sẽ là các module thực hiện từng chức năng, phù hợp với từng thủ tục trong quy trình QLSV.
Một số câu hỏi về hệ thống được mô tả như trên mà chúng ta có thể cần suy nghĩ là:
Sáu phân hệ chính cấp 1 như trên đã bao hàm đủ các yêu cầu QLSV chưa?
Phân hệ cấp 1 “quản lý đầu vào” chia thành 3 phân hệ cấp 2 như trên đã hợp lý chưa?
Một phân hệ cấp 2 nào đó (chẳng hạn “Gọi nhập học”) sẽ gồm những module: in phiếu gọi, theo dõi gửi phiếu gọi, danh sách nhập học là đã đủ chưa?
v.v…
Thông thường, các đơn vị cung ứng giải pháp khi được nhà trường lựa chọn sẽ cùng nhà trường phân tích kỹ đến tận cùng mọi thủ tục trong quy trình QLSV và xây dựng một bản phân tích hệ thống toàn diện cho hệ thống QLSV nhà trường. Sau khi 2 bên (nhà trường và nhà cung cấp giải pháp) đã thống nhất thì thường có một văn bản ký kết, cam kết thực hiện đúng hệ thống quản lý này.
Làm như vậy đã thật tốt chưa? Câu trả lời là: tương đối tốt, nhưng vô cùng nguy hiểm! Sao vậy? Vì rằng có thể xảy ra các tình huống như:
Nếu một lúc nào đó yêu cầu quản lý không chỉ là 6 phân hệ cấp 1 như mô tả trên, mà là 7, là 8, hay kết hợp lại chỉ là 4, là 5 thì sao?
Nếu một lúc nào đó phân hệ cấp 1 “Quản lý gọi nhập học” phải thiết kế thêm một phân hệ cấp 2 nào đó nữa thì sao?
Nếu một lúc nào đó phân hệ cấp 2 “Quản lý đầu vào” phải thêm vài module nữa thì sao?
Nếu có đề xuất phân hệ “gọi nhập học” nên theo dõi luôn việc SV nộp học phí kỳ I thì làm sao đây để phối hợp với phân hệ theo dõi tài chính SV?
v.v…
Nhà trường đã rơi vào cái bẫy “vạn biến” luôn xảy ra trong thực tiễn quản lý. Như trên đã nói, cái “vạn biến” là bản chất của hoạt động quản lý chứ không phải do quản lý yếu kém mà sinh “vạn biến”. Lưu ý rằng ở đây mới chỉ nói đến chuyện QLSV trong khi nhà trường còn nhiều yêu cầu quản lý khác. Câu chuyện thường gặp là sau khi hai bên (nhà trường và đơn vị cung cấp giải pháp) “ngoắc tay” thì nếu nhà cung cấp giải pháp trung thực thì họ luôn dặn dò nhà trường rằng: “bản thiết kế chức năng đã ấn định, đề nghị nhà trường không thay đổi, chúng tôi sẽ thi công một hệ thống chuẩn mực theo… “bản vẽ”!”. Ngược lại, nếu họ ít trung thực thì “bản thiết kế” đã thống nhất ấy chính là con dao mà họ nắm đằng chuôi! Còn hiệu trưởng xoàng thì yên tâm chờ, không biết mình đang nắm phần lưỡi dao. Hiệu trưởng giỏi thì lo lắng vì biết rằng khó mà tránh khỏi cái “vạn biến” trong quản lý, sợ rằng cái nhìn hôm nay dù đã gắng thận trọng cũng có thể chẳng đứng vững được bao lâu.
Lối thoát cho hiệu trưởng và cho nhà cung ứng giải pháp
Cách tiếp cận các ứng dụng CNTT phục vụ quản lý như trên đã là khá tiến bộ. Nó vượt xa tình trạng còn phổ biến hiện nay là từng người trong tổ chức (nhà trường, công ty, …) dùng máy tính riêng để làm công việc của mình mà chưa tổ chức thành một hệ thống liên kết toàn cục. Tuy nhiên, do cái “vạn biến” là tất yếu nên khi các biến động trong yêu cầu quản lý được tích lại dần thì việc hệ thống dù đã ở mức khá tiến bộ phải sụp đổ hầu như cũng là tất yếu. Cách tiếp cận như vừa trình bày trên là rất phổ biến vào những năm 80 - 90 thế kỷ trước. Tiếc rằng đến nay không ít các giám đốc doanh nghiệp vẫn dừng lại tại đây, thậm chí chưa đi tới đây! Phải khẳng định đây không phải lỗi về phía người ứng dụng, tức không phải phía nhà trường, mà là phía cung cấp giải pháp CNTT. Ngay trong các đơn vị cung cấp giải pháp, cũng không ít đơn vị chưa hiểu vấn đề này.
Để ứng phó với cái “vạn biến” ta cần tìm ra cái “bất biến”, dùng nó để kiểm soát cái “vạn biến”. Tư tưởng này đã được phát triển trong nhiều lĩnh vực của CNTT. Nội dung của việc phải tìm ra cái “bất biến” là hệ thống phải được thiết kế theo phương pháp gọi là: hướng đến “đối tượng quản lý” chứ không phải hướng đến “thủ tục quản lý”. Hệ thống hướng đến “đối tượng quản lý” là một khái niệm khoa học sâu sắc mà chúng ta không bàn nhiều ở đây. Nội dung cơ bản của nó là: Hệ thống phải được tổ chức để nắm thật chắc, theo thật sát từng SV là những đối tượng cần quản lý. Mọi việc họ làm khi phát sinh thông tin liên quan đến nhà trường đều phải được ghi nhận. Còn một hệ thống hướng đến “thủ tục quản lý” thì theo một cách suy nghĩ khác. Đó là: mọi việc mà nhà trường cần làm việc với SV (mọi thủ tục) đều phải có module tương ứng thực thi việc đó. Có thể thấy bảng phân tích nêu trên là một bảng phân tích cho một hệ thống hướng đến các “thủ tục quản lý” SV của nhà trường. Khi thủ tục quản lý thay đổi (với thời gian thì điều này là tất yếu) thì dần dần hệ thống sẽ trở nên lạc hậu và đến lúc bị phá vỡ. Cái “vạn biến” đã vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Chúng ta hãy tưởng tượng một hệ thống mà mọi thông tin liên quan đến một SV đều được ghi nhận, tổ chức khoa học thì thủ tục quản lý nào mà chẳng thực hiện được. Cần thực thi thủ tục nào thì tạo lập một module tương ứng, xử lý những thông tin liên quan đến SV đã được hệ thống ghi nhận. Nếu thủ tục đó không còn thích hợp, phải thay đổi (cái “vạn biến” đang thể hiện) thì viết module mới, cái cốt lõi của hệ thống là “thông tin về SV” chẳng hề bị suy xuyển. Đó là “dĩ bất biến ứng vạn biến”.
Tổ chức một hệ thống QLSV như vậy có phức tạp hơn tổ chức hệ thống QLSV như mô tả ở trên không? Hoàn toàn không. Tuy nhiên, không có cái gì là hoàn toàn bất biến. Thông tin liên quan đến SV cũng có thể biến động dù rằng lý luận cũng như thực tiễn cho thấy sự biến động ở mức này ít hơn nhiều so với ở mức thủ tục quản lý. Tay nghề và công nghệ tổ chức là ở chỗ này. Cái cuối cùng có thể xem là bất biến có thể chỉ là cặp tiêu thức: Số CMND và Mã Số SV do nhà trường cấp khi các em lần đầu tiếp xúc với nhà trường.
Kết luận
Chúng ta lấy hệ thống QLSV của một trường như một thí dụ để minh họa 2 cách tiếp cận xây dựng các ứng dụng CNTT phục vụ quản lý. Một là tổ chức hệ thống theo phương pháp hướng đến “thủ tục quản lý”. Cách này sẽ nhanh chóng dẫn đến hệ thống bị lạc hậu so với thực tiễn quản lý. Chúng ta bị cái “vạn biến” trong yêu cầu quản lý chi phối. Hai là tổ chức hệ thống theo phương pháp hướng đến “đối tượng quản lý”. Cách này làm cho hệ thống ổn định, dễ dàng biến hóa khi các thủ tục quản lý thay đổi. Chúng ta dùng cái “bất biến” kiểm soát cái “vạn biến”. Tất cả các ứng dụng CNTT phục vụ các yêu cầu quản lý khác trong nhà trường hay trong doanh nghiệp đều có thể làm như vậy. Điều quan trọng hàng đầu khi xây dựng hệ thống quản lý là phải trả lời thật rõ câu hỏi: Hệ thống sẽ quản lý các đối tượng nào? Hãy tập trung vào việc ghi nhận mọi thông tin phát sinh về những đối tượng đó và tổ chức lưu trữ chúng một cách khoa học để đáp ứng các thủ tục quản lý cần đến những thông tin nào đó. Đừng bao giờ xem câu hỏi: Chúng ta cần thực thi những thủ tục quản lý nào là mục tiêu để thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Đó là cách làm của 15, 20 năm trước.

TS. NGUYỄN TRỌNG


Các tin khác:

+/-
Viết bình luận
Tên:
Email:
 
Tiêu đề:
 
Bạn hãy nhập mã số trong hình để chống thư rác.

3.26 Copyright (C) 2008 Compojoom.com / Copyright (C) 2007 Alain Georgette / Copyright (C) 2006 Frantisek Hliva. All rights reserved."

 



Địa chỉ: 79 Trương Định,
quận 1, TP. HCM
ĐT: (08) 38256321 - 38297040 Ext: 503
Fax: (08) 38291 957
Email: Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó
Giấy phép xuất bản:
699/GP-BTTTT
do bộ Thông tin và Truyền thông
cấp ngày 08/05/2008


 
LOGO_KQNC.jpg 
                                                                                                          

Tìm kiếm

Số mới

Xem tạp chí (PDF)

Các số năm 2014
07 06 05
04 03 1&2
Các số năm 2013
  12 11
10 09 08
07 06 05
04 03 1&2
Các số năm 2012
  12 11
10 09 08
07 06 05
04 03 1&2
Các số năm 2011
  12 11
10 09 08
07 06 05
04 03 1&2
Các số năm 2010
  12 11
10 09 08
07 06 05
04 03 1&2
Các số năm 2009
  12 11
10 09 08
07 06 05
04 2&3 01

Thành viên






Bạn quên mật khẩu?