Dù ở nhà hay đi công tác nước ngoài, các nhân viên trong văn phòng vẫn có thể theo dõi tình hình công việc, làm báo cáo hay ký văn bản… thông qua hệ thống văn phòng di động M - Office (được phát triển bởi Sở Khoa học và Công nghệ Đồng Nai). Giải pháp này đã nhận được giải thưởng sáng tạo Khoa học và Công nghệ Việt Nam 2006...

Nhân viên Sở KH&CN Đồng Nai làm việc từ xa với M-Office

Làm việc từ xa
Văn phòng di động chính thức được Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) Đồng Nai đưa vào hoạt động từ 1/4/2004. Đây là một phần mềm quản trị được phát triển từ phần mềm Net Office của ThS Đào Kiến Quốc - ĐH Quốc gia Hà Nội. Sở KH&CN Đồng Nai đã bỏ 150 triệu mua Net - Office khi nó chỉ là một chương trình khung, chưa có quy trình làm việc, dữ liệu. Từ đây, các chuyên viên của Sở đã nâng cấp, xây dựng quy trình làm việc chuẩn rồi đưa chúng vào áp dụng và đổi tên thành E - Office (văn phòng mạng) và phát triển lên thành M - Office. Ông Phạm Văn Sáng, giám đốc Sở KH&CN tỉnh Đồng Nai, cho biết: Mô hình văn phòng điện tử di động là văn phòng mà mọi công việc được thực hiện theo quy trình, thủ tục, hướng dẫn rõ ràng, khoa học. Các quy trình đó được thực hiện thông qua việc ứng dụng CNTT ở trình độ cao để giải quyết công việc hiệu quả, chính xác và đúng pháp luật. Từ khi ứng dụng M - Office, thời gian xử lý công việc tại sở được rút ngắn. Họp hành, thảo luận đều qua mạng, cuộc họp giao ban đầu tuần thường lệ nay được thay bằng thông báo đầu tuần. Mỗi nhân viên được cấp một username và password để vào mạng LAN và phần “nội bộ” trong website. Tại những “phòng” đó có đủ thông tin: báo cáo, phân công, ý kiến trao đổi… để cứ thế mà làm. Cần xem công văn đến, tham khảo tài liệu hay văn bản pháp luật thì cứ nhấp chuột, tất cả đều có sẵn. Những phần việc đã xử lý xong, có văn bản cần chuyển thì hoặc chuyển dưới dạng tập tin ảnh (.pdf) qua mạng CPNet (mạng của Chính phủ), hoặc qua mạng nội bộ. Mỗi công việc cần làm đều có những chấm biểu thị: nếu xanh là đã xong, đỏ là đang làm còn màu xám là đã làm nhưng không đúng thời hạn quy định. Nhờ vậy, bất kỳ ai cũng có thể tự kiểm tra công việc của mình và giám sát công việc của người khác.
Hiệu quả trước mắt, dễ thấy nhất của việc sử dụng Văn phòng di động là tiết kiệm cả thời gian lẫn giấy mực. Không cần copy để chuyển cho phòng này, ban nọ. Cũng chẳng cần in và dán cho mọi người cùng xem nữa. Cũng nhờ vậy mà phát huy được quy chế dân chủ bởi khen thưởng, kỷ luật, nâng - hạ bậc lương đều được thực hiện công khai.

Văn phòng ảo
Hệ thống M-Office (mobile office) là module chính của văn phòng điện tử, có mục đích tăng cường hiệu quả công việc hành chánh trong các cơ quan, công ty. Bằng cách giao việc và thu hồi các ý kiến xử lý công việc qua mạng, liên kết nhiều người cùng tham gia vào một công việc trong các luồng, M-Office giúp giảm thiểu thời gian chờ nhau do lệch quỹ đạo thời gian trong xử lý công việc.

Giao diện của M-Office

Phần mềm còn cung cấp các phương tiện xây dựng một hệ thống lưu trữ công văn đi và đến theo từng bộ hồ sơ, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng công văn đi, đến một cách thông minh, khoa học, dễ dàng góp phần hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Tài liệu có thể thu thập qua đường thư tín, thư điện tử hay fax. Tài liệu có thể là văn bản, âm thanh, hình ảnh, bản đồ, phim video…
Phần mềm này còn có các tính năng của một văn phòng ảo như: nhắn tin, gửi file, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, nhắc việc, lưu sổ địa chỉ, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình tự định nghĩa, đăng ký lịch làm việc, đăng ký trực, tra cứu hồ sơ công văn quyết định, tra cứu danh bạ.
Mô hình M - Office của Sở KH&CN Đồng Nai là mô hình chỉ đạo điều hành từ xa đầu tiên được xây dựng thành công trong cả nước, nay đã được chuyển giao cho Viện Năng lượng nguyên tử, Sở KH&CN Vĩnh Phúc, Sở KH&CN Thừa Thiên Huế, Sở KH&CN Bà Rịa Vũng Tàu, phường Hiệp Hòa (TP. Biên Hòa - Đồng Nai), Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM, Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Vũng Tàu… Chi phí cho giải pháp văn phòng điện tử dao động từ 80 triệu đến 150 triệu đồng tùy thuộc số lượng module.
Quá trình xây dựng văn phòng điện tử gồm 4 bước, từ văn phòng mạng (E-Office), văn phòng điện tử (N-Office), văn phòng di động (M-Office) và cuối cùng là văn phòng thông minh (I-Office). Theo ông Sáng, hiện nay Sở đang ở bước văn phòng di động. Vào năm 2008 Sở sẽ triển khai văn phòng thông minh (I-Office) nhằm phục vụ cho các hội nghị từ xa, hội nghị online và tự động hóa xử lý công việc.
Ngoài giải thưởng sáng tạo KH&CN 2006, M-Office còn được Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt Nam xét chọn Giải thưởng Sao Khuê năm 2006 và xếp hạng Phần mềm ưu việt “4 sao” năm 2006... Hiện Sở KH&CN Đồng Nai vẫn tiếp tục chuyển giao phần mềm này cho các công ty, doanh nghiệp, cơ quan hành chính nhà nước, đoàn thể… có nhu cầu.

Theo KH và Đời sống